本ページでは、SharePoint Onlineのサイトについて紹介します。
目次
- サイトとは
- サイトの使い方、Teamsとの使い分け
サイトとは
SharePoint Onlineにおけるサイトは一般的なWebサイトとほぼ同じです。
違いは「SharePoint Onlineというサービスが管理している」という点です。
SharePoint Onlineがサイトを管理することで、サイトを閲覧できるユーザーを制限することが出来ます。
通常のWebサイトはURLを入力すれば誰でも閲覧できますが、SharePoint OnlineのサイトはURLを入力しても、許可されていなければ閲覧できません。
また、Microsoft製品のほかサービスとの連携が容易というのも、SharePoint Onlineのサイトの利点です。
「Webパーツ」という部品でサイトページを構成すれば、誰でもそれなりの見栄えのサイトを作ることが出来ます。
サイトの使い方、Teamsとの使い分け
SharePointの歴史は長く、10年以上も前から情報共有のためのサービスとして君臨していました。
ところが、近年のMicrosoft Teamsの台頭により、SharePointで行っていた情報共有機能の大部分が、Teamsで行えるようになってしまいました。
そんな中、今あえてSharePointを使うべきポイントはどこなのでしょうか。
私なりに考えてみました。
様々な情報を一覧で共有したいとき
SharePointはサイトページという機能によって、様々な情報を一目で確認することが出来ます。
いうなれば、デジタル新聞というイメージです。
TeamsはTeams上で様々な情報を閲覧することは出来るものの、知りたい情報の種類が変わると、タブを切り替える必要があります。
チャット見ながらファイルの中身を見てWikiを見る、という大技が一覧で出来ないわけです。
そんな中、SharePointはWebパーツをうまく組み立てることによって、様々な情報を1ページぱっと見で確認することが出来ます。
大人数に共有したいとき
例えば、社長のお言葉や福利厚生など、全社展開したいが社外には見せたくない、というような情報はSharePointで全社サイトとして展開すべきです。
Teamsでも出来なくはありませんが、リンクなどを全チームに展開する手間がかかってしまいます。
社員がほしい時に探すような情報、いわゆる、プル型の情報はSharePointに集約した方がよいでしょう。
逆にプッシュ型情報が向いているTeamsにプル型の情報を置いておくと、情報の流動性の高さから、「あの情報どこ置いたっけ?」が発生しがちです。
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