【SharePoint】共有リンクの種類(このリンクを使用できる対象ユーザー)について

本ページでは、SharePoint Onlineにて、ファイルおよびフォルダを共有する際に選択するリンクの種類について紹介します。

目次

• 共有リンクの種類(このリンクを使用できる対象ユーザー)について
• 共有の仕組みについて

共有リンクの種類(このリンクを使用できる対象ユーザー)について

SharePointにて共有する場合、リンクの設定で以下の種類のリンクが選べます。

これら4つのリンクはそれぞれ権限を付与する範囲が異なります。
一番範囲が狭い権限は[特定のユーザー]になります。

例えば、作成した資料を上司の〇〇さんに見てもらいたい、というような局所的なシーンなどで利用します。
多くの共有シーンが[特定のユーザー]で事足りることがおわかりになるでしょう。

本ページでは、これら4つのリンクの種類について、それぞれ詳しく見ていきます。

リンクを知っているすべてのユーザー

デフォルトのSharePointサービスの設定では、このリンクの種類は選べません。

この「すべて」という言葉は文字通り、リンクを知っていれば全世界誰でも、ということになります。
権限管理を厳格に行う必要がないため便利である反面、セキュリティ的には一番使ってはいけないリンクです。

ちなみに、これら共有されたファイルは基本的にサインインという名の本人確認を行ってから編集や閲覧が行われますが、このリンクの場合はその必要がありません。
よって、誰がどんな編集を行ったかがのトレースが非常に難しくなります。

よほどのことがなければ使わないでしょう。

リンクを知っている<組織名>のユーザー

デフォルトのSharePointサービスの設定では、このリンクがデフォルトで選択されているリンクです。
しかしながら、このリンクもセキュリティ的にあまりよろしくありません。

このリンクは組織内にいる全ユーザーが編集・閲覧できてしまうリンクになります。

例えば、上司の〇〇さんにこのリンクの種類で共有し、何かの手違いで〇〇さんが全く関係ない他の部署のユーザーにリンクを送ってしまった場合、その手違いで共有された人も編集・閲覧が出来てしまいます。

組織内ではないユーザーの場合、[リンクの送信]ウィンドウでメールアドレスを打ってみると、以下のように組織外のユーザーであることが表示されます。

逆に言えば、この表示がなされないユーザーは、組織内のユーザーであり、この種類のリンクを知っていれば編集・閲覧が出来てしまうことになります。

既存アクセスを持つユーザー

あまり使う機会のない権限になります。

ファイルまたはフォルダーへのアクセス権を既に持っているユーザーが使用できるリンクを提供します。
権限は変更されないため、既にアクセス権を持っているユーザーにリンクを送信する場合に使用します。 

特定のユーザー

セキュリティ的に一番安全な共有リンクです。

指定したユーザーにしか共有が許可されないため、誤ってリンクが流出した場合でも、編集・閲覧を行われることはありません。

例えば、以下の例では、秀吉以外のユーザーは閲覧することは出来ません。